Een bus zakelijk leasen? Hier moet je op letten

Je bedrijf loopt lekker en groeit. Dat betekent meestal dat je investeringen moet doen, om deze groei bij te benen. Ben je toe aan een nieuwe bestelbus? Hoe pak je dat aan, want dat vraagt om een flinke investering. Een bus zakelijk leasen is dan een goed idee. Zo hoef je niet je financiële reserves aan te boren, maar rijd je wel in een nieuwe bestelbus. Waar moet je dan allemaal op letten? We vertellen je er hier meer over.

Let op de fiscale waarde van je bestelbus

Met een bestelbus bedoelen we een bus die minder weegt dan 3.500 kg, waar je met een B-rijbewijs in mag rijden. Dit voertuig is bedoeld voor goederentransport. Andere benamingen zijn: bestelwagen, bedrijfswagen, auto op grijs kenteken of klein-grijs. Omdat voor een bestelbus dezelfde regels gelden m.b.t. de bijtelling, is het belangrijk om op de fiscale waarde te letten. Het zit namelijk zo; wanneer je een bus zakelijk gaat leasen, betaal je als ondernemer geen BPM (Belasting van Personenauto’s en Motorrijtuigen). Hiervoor dien je een BTW verklaring te ondertekenen. Daarnaast kun je de btw terugvragen. Hierdoor kost de bestelbus je in totaal bijvoorbeeld € 25.000. De fiscale waarde (consumentenprijs) ligt hoger, die is bijvoorbeeld € 55.000. Gebruik je de bestelbus privé? Dan betaal je bijtelling over deze € 55.000.

Hoe kun je bijtelling voor je zakelijke bus voorkomen?

Doordat bij een bestelbus leasen het verschil tussen de aanschafwaarde en fiscale waarde erg groot is, vermijden de meeste ondernemers het betalen van bijtelling over hun bestelbus. Dit doe je door de ‘Verklaring van geen privégebruik’ bij de Belastingdienst in te dienen. Daarnaast moet je via een nauwkeurige rittenregistratie bewijzen dat je niet meer dan 500 privékilometers per jaar maakt met je zakelijke bedrijfsbus. Dit brengt een groot probleem met zich mee, want als een werknemer dagelijks veel korte ritten maakt in je bus, vergt dit veel administratieve rompslomp.

Soms is een vereenvoudigde rittenregistratie mogelijk

Bij dagelijks veel korte ritten mag een werknemer om praktische redenen het aantal privékilometers bewijzen aan de hand van:

• Vereenvoudigde rittenregistratie
• Zakelijke adressen in de administratie van de werkgever

Hiervoor is het wel noodzakelijk dat er een schriftelijke overeenkomst is tussen de werkgever en de werknemer, waarin is bepaald dat de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt en de werkgever voor een overzicht van de zakelijke adressen in de administratie zorgt. Een privéritje tijdens werk- en lunchtijd is hierbij niet toegestaan. Op de website van de Belastingdienst kun je een voorbeeldafspraak over een vereenvoudigde rittenregistratie downloaden.

Bestelbussen uitgezonderd van de bijtelling

Bepaalde bestelbussen zijn uitgezonderd van bijtelling, omdat ze geheel ingericht zijn voor goederenvervoer. Daarnaast zijn er bijvoorbeeld ook bestelbussen die na werktijd achter slot en grendel bij het bedrijf achterblijven. Op die manier kunnen werknemers er geen privékilometers mee rijden. Deze regelingen zijn vrijwel alleen geschikt voor een bestelbus met enkel een chauffeursstoel of zeer specifiek ingerichte bestelbussen. Houd er rekening mee dat je met een bestelbus met een dubbele cabine nooit een beroep kunt doen op deze regelingen.

Geen bijtelling en geen rittenadministratie?

Ook dat is mogelijk bij het zakelijk leasen van een bus. Als je bestelbus helemaal niet privé gebruikt wordt, kun je een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ indienen bij de Belastingdienst. Dit houdt in dat je bij je winstberekening niet hoeft te letten op de correctie voor het privégebruik van je bus en je hoeft ook geen rittenregistratie bij te houden. Bij veranderingen in je situatie dien je dit uiteraard aan de Belastingdienst te melden.

Wat als er meerdere werknemers in je bestelbus rijden?

Stel dat meerdere werknemers in je bestelbus rijden, dan kan dat de situatie extra onoverzichtelijk maken. Het is dan mogelijk om onder voorwaarden het privégebruik van je bestelbus af te kopen met € 300 per auto per werknemer per jaar. In dat geval is het niet nodig om een rittenregistratie bij te houden.